Información general, no asesoría legal. Este formato es de referencia. Los permisos y su cupo dependen de la normativa, el contrato y el reglamento interno que correspondan a tu establecimiento. Ante dudas, consulta a un abogado o a la Dirección del Trabajo.
Descarga el formato
Son dos archivos pensados para usarse juntos: uno para pedir y resolver cada permiso, y otro para llevar el saldo de todo el personal sin hacer cuentas a mano.
| Archivo | Qué incluye |
|---|---|
| Formato de solicitud (Word) | Una página para solicitar y resolver el permiso (datos de la persona, fechas y duración, motivo, saldo antes y después, resolución con firma) y una segunda página con el comprobante para quien lo solicitó. Editable: agrega el logo y los datos de tu colegio. |
| Registro con saldo (Excel) | Hoja de registro con lista desplegable de duración y estado, descuento automático (1 día o 0,5 días) y una hoja de saldos por funcionario que solo cuenta los permisos aprobados del año. |
Antes de usarlo: ¿este permiso existe en tu colegio?
El formato sirve para cualquier establecimiento, pero el derecho a días administrativos no es el mismo en todos. Esto es lo que se puede afirmar con fuentes públicas:
- Docentes del sector municipal: el artículo 40 de la Ley 19.070 (Estatuto Docente) contempla permisos por motivos particulares de hasta seis días hábiles al año, con goce de remuneraciones, que pueden fraccionarse por días o medios días y que concede o deniega el director.
- Colegios particulares subvencionados: la Dirección del Trabajo indicó, en el Ordinario N°427 del 13 de junio de 2025, que los permisos con goce de remuneraciones del Estatuto Docente, de la Ley 19.464 y de la Ley 21.109 no resultan aplicables a los profesionales ni a los asistentes de la educación de estos establecimientos (regidos por el DFL N°2 de 1998). Ahí, lo que exista depende de lo pactado en el contrato de trabajo, el reglamento interno o un convenio colectivo.
- Asistentes de la educación del sector público: tienen su propia regla en el artículo 30 de la Ley 21.109. No reproducimos aquí cuántos días son: revisa el texto vigente.
Si quieres calcular el saldo según el cupo de seis días, tienes el paso a paso en la guía de cuántos días administrativos tiene un profesor. Si tu colegio otorga otro cupo, cambia el valor en la hoja “Saldos” del Excel.
Qué datos debe tener un buen formato
Un formato útil responde, cuando alguien lo revisa meses después, quién pidió, qué pidió, quién decidió y cuánto saldo quedó. Estos son los campos que incluye y por qué:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre completo y RUT | Identifica sin ambigüedad a quién se le descuenta el saldo. Pide solo los datos que necesitas y guarda el documento con acceso restringido. |
| Cargo y tipo de personal | Permite distinguir docentes de asistentes, que pueden tener reglas distintas. |
| Fecha del permiso y duración | Día completo, medio día u horas. Sin esto no se puede descontar bien. |
| Total a descontar y días ya usados | Evita que el saldo se calcule de memoria. |
| Motivo | Constancia breve de la solicitud. Cuánto detalle se exige lo define tu reglamento interno. |
| Actividades afectadas y reemplazo | Permite organizar la jornada: cursos, turnos o clases que hay que cubrir. |
| Resolución: concedido o denegado, quién y cuándo | Respalda la decisión. Si se deniega, deja el motivo por escrito. |
| Saldo antes y después | Cualquier revisión se resuelve en minutos y no hay sorpresas a fin de año. |
| Firmas y comprobante | Quien solicitó se queda con una copia de lo resuelto. |
Ejemplo de cómo se llena
Datos ficticios, con un cupo de seis días. El tuyo puede ser distinto.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Nombre y RUT | Ana Pérez · 11.111.111-1 |
| Cargo | Profesora de Lenguaje (docente) |
| Fecha y duración | Viernes 13/11/2026 · medio día (mañana) |
| Total a descontar | 0,5 días |
| Motivo | Trámite personal |
| Actividades y reemplazo | Dos bloques en 2° medio A y B; los cubre la profesora de apoyo |
| Saldo antes / después | 4 días / 3,5 días (llevaba 2 días usados) |
| Resolución | Concedido · Dirección · 05/11/2026 |
Cómo usar el registro en Excel
- En la hoja Saldos, define el cupo anual (celda B1) y el año (celda B2). Por defecto vienen 6 días y el año actual.
- En Registro, anota cada solicitud en una fila nueva. Elige la duración de la lista: “Día completo” descuenta 1 y “Medio día” descuenta 0,5.
- Cuando se resuelva, cambia el estado a Aprobado o Rechazado y anota quién resolvió. Solo los aprobados descuentan saldo.
- En Saldos, escribe el nombre del funcionario tal como lo anotaste en Registro. El saldo se actualiza solo y avisa si se excede el cupo.
- Cada enero, cambia el año en B2: lo usado parte de cero y lo no utilizado no se acumula.
Una limitación a tener en cuenta: un Excel compartido puede ser modificado por cualquiera, no avisa al director cuando hay una solicitud nueva y no genera comprobantes. Para uno o dos funcionarios funciona; con un equipo grande, conviene un sistema con aprobación y registro de cambios.
Errores frecuentes al usar un formato de permiso
- Aprobar de palabra y llenar el formato después, con fechas que no coinciden.
- No anotar el saldo antes y después, y descubrir en diciembre que alguien se pasó del cupo.
- Contar los medios días como días completos (o al revés).
- Pedir más datos de los necesarios y guardarlos en carpetas abiertas.
- No dejar copia para quien pidió el permiso, lo que genera discusiones después.
Preguntas frecuentes
¿Existe un formato oficial único para pedir un permiso administrativo?
Esta guía no se basa en un formato oficial: es un formato de referencia con los datos que conviene registrar. Cada establecimiento define el suyo, normalmente en el reglamento interno, y puede adaptar este.
¿Se puede pedir medio día de permiso administrativo?
El artículo 40 del Estatuto Docente permite fraccionar los permisos por días o medios días. En colegios donde ese artículo no aplica, lo que se permita depende del contrato o del reglamento interno. Por eso el formato incluye día completo, medio día y, si tu colegio lo usa, horas.
¿Quién concede o deniega el permiso?
Según el artículo 40 del Estatuto Docente, lo concede o deniega el director del establecimiento. En otros casos, quien resuelve lo define el contrato o el reglamento interno. El formato deja un espacio para registrar quién resolvió, cuándo y con qué motivo si se deniega.
¿Hay que explicar el motivo del permiso?
El artículo 40 habla de permisos por motivos particulares. El formato incluye un campo breve para el motivo, que cada colegio puede decidir si lo exige en detalle o solo como constancia. Conviene definirlo por escrito en el reglamento interno.
¿Sirve este formato para asistentes de la educación?
Como documento sí: registra los mismos datos. Pero el derecho a días con goce de remuneraciones depende de la normativa y del contrato que corresponda a cada tipo de personal y de establecimiento, así que conviene revisarlo antes de usar el mismo cupo.
Cuando el formato en papel ya no alcanza
El módulo de permisos administrativos de EscolarApp hace lo mismo que este formato, pero en un solo lugar: el funcionario solicita con fecha y motivo, un auditor o administrador aprueba o rechaza con un comentario, el sistema descuenta el saldo solo si queda aprobado y genera el comprobante en PDF con espacio de firma. El cupo es configurable (viene en 6 días, equivalentes a 48 horas) y se reinicia cada 1 de enero.
Conoce el módulo: permisos administrativos de EscolarApp.