Qué debe registrar un inventario escolar
Un inventario útil distingue tres cosas que suelen mezclarse en una sola lista:
- Activos fijos: equipos que se controlan uno a uno, como notebooks, tablets y proyectores. Cada uno necesita un código, su estado, su ubicación y la persona responsable.
- Consumibles: insumos que se gastan, como resmas, plumones o tóner. Se controlan por cantidad: cuánto hay y cuánto es el mínimo antes de reponer.
- Movimientos: cada entrada, salida o ajuste, con la fecha, quién lo hizo y a quién se entregó. Sin esto, el stock nunca se puede explicar.
La plantilla de Excel
Preparamos una plantilla con tres hojas que siguen esa estructura, más una de instrucciones. Es gratuita, puedes copiarla y adaptarla a tu colegio.
Estas son las columnas de cada hoja:
| Hoja | Columnas |
|---|---|
| Activos fijos | Código, nombre, categoría, número de serie, ubicación, estado (buen o mal estado), asignado a, fecha de ingreso, observaciones. |
| Consumibles | Código, nombre, categoría, ubicación, unidad, stock actual, stock mínimo y un estado del stock que avisa «Reponer» cuando el stock llega al mínimo. |
| Movimientos | Fecha, tipo (entrada, salida o ajuste), código del ítem, cantidad, responsable del registro, entregado a y motivo. |
Las primeras filas de cada hoja son ejemplos en gris: bórralas antes de empezar.
Cómo mantener la planilla ordenada
- Asigna un código único a cada activo y pégalo en el equipo con una etiqueta. Es la única forma de saber cuál es cuál.
- Una sola persona edita. Si todos pueden modificar el archivo, nadie sabe quién cambió qué. El resto debería tener solo lectura.
- Registra el movimiento en el momento, no a fin de mes. Las planillas que se actualizan «cuando alguien se acuerda» siempre quedan desfasadas.
- Usa listas desplegables para estados y tipos de movimiento, así evitas escribir «bueno», «Bueno» y «buen estado» como si fueran cosas distintas.
- Guarda una copia semanal en otro lugar. Una planilla única es un riesgo si se corrompe o se borra.
Si además quieres contar físicamente lo que tienes y respaldar entregas, bajas y diferencias, tienes la guía de cómo hacer el inventario de un colegio, con una planilla de toma de inventario y actas en Word.
Señales de que ya no te sirve
La planilla deja de ser suficiente cuando ocurre alguna de estas situaciones:
- Varias personas piden materiales por correo, mensajes o conversaciones, y no queda registro ordenado.
- No puedes responder con seguridad quién retiró un material ni cuándo.
- El stock de la planilla no coincide con lo que hay en la bodega.
- Existen versiones distintas del archivo circulando en el equipo.
- En una auditoría o revisión te cuesta respaldar lo que se compró y a dónde fue.
Qué cambia con un sistema
Un sistema de inventario como el de EscolarApp resuelve exactamente esos problemas. Hay un solo inventario, visible al mismo tiempo para las personas autorizadas, y cada movimiento queda con responsable, fecha y motivo.
Los docentes piden materiales dentro de la plataforma, administración los aprueba o rechaza con un comentario, y al aprobar un consumible el stock se descuenta automáticamente y la salida queda registrada a nombre del docente. Si es un equipo, queda asignado a quien lo pidió. Una bitácora de auditoría guarda cada cambio, y la app Android incluye un escáner de códigos QR.
Conoce el módulo: inventario para colegios y solicitud de materiales de EscolarApp.