Módulo de citación de apoderados

Citación de apoderados: agenda, invitación por correo y carta certificada

EscolarApp Chile ayuda a inspectoría a citar apoderados sin planillas ni cuadernos: agenda la reunión dentro del horario del colegio, invita por correo, deja constancia del contacto y genera la carta certificada en PDF cuando no se logra contactar al apoderado.

Ver cómo funciona

Módulo que se activa por colegio. Acceso restringido a quienes tienen permiso para gestionar citaciones.

Agenda semanal de citaciones de apoderados en EscolarApp con estudiante, apoderado, motivo y opción de carta certificada
Qué incluye

El proceso de citación, ordenado de punta a punta

Citar a un apoderado implica agendar, avisar, insistir y, a veces, notificar por escrito. EscolarApp deja cada paso registrado en un solo lugar.

Agenda de citaciones

Reuniones de 30 minutos o 1 hora, dentro del horario laboral del colegio, sin fines de semana, feriados ni choques de horario.

Invitación por correo

Un correo con la marca del colegio y los datos de la citación, enviado desde la plataforma, con registro del envío.

Constancia de contacto

Se registra si se contactó al apoderado por teléfono y si se intentó por correo, antes de pasar a la carta.

Carta certificada en PDF

Cuando no hay contacto posible, se genera la carta sin cita agendada, con la constancia de los intentos impresa.

Calendario propio de citaciones

Las citaciones se sincronizan con Google Calendar en un calendario separado del de los laboratorios.

Permisos y datos protegidos

Solo ven y crean citaciones los usuarios con permiso, y los RUT del estudiante y del apoderado se almacenan cifrados.

Cómo funciona

De la citación a la carta certificada, en tres pasos

Registras la citación

Ingresas al estudiante, su curso, al apoderado, el motivo y la fecha y hora de la reunión. El sistema valida el horario.

Invitas y dejas constancia

Envías la invitación por correo y registras si hubo contacto telefónico o intento por correo.

Si no hay contacto, emites la carta

Generas la carta certificada en PDF, sin cita agendada, con la constancia de los intentos de contacto.

Reglas que el sistema cuida por ti

Menos errores al agendar, más respaldo al citar

Las citaciones no usan bloques fijos como los laboratorios, porque el horario depende de la disponibilidad del apoderado. Aun así, EscolarApp cuida que cada reunión sea válida.

  • Horario laboral del colegio: la reunión debe caer dentro del horario configurado ese día.
  • Sin fines de semana ni feriados nacionales.
  • Sin superposición: no permite dos citaciones activas a la misma hora.
  • Anticipación mínima de 10 minutos para agendar.
  • Cancelar sin borrar: la citación queda en el historial como cancelada.
Datos que registra cada citación
EstudianteNombre, curso y RUT (opcional, almacenado cifrado).
ApoderadoNombre, relación con el estudiante, teléfono, correo y RUT cifrado.
CitaciónMotivo, fecha y hora, contacto telefónico, intento por correo y estado.
Para quién es

Pensado para inspectoría y el equipo directivo

Inspectoría

Agenda y registra cada citación, y deja constancia de los intentos de contacto sin papeles.

Dirección y UTP

Consultan el calendario compartido de citaciones y revisan el historial cuando lo necesitan.

Todo el colegio

Un registro ordenado y con acceso restringido, en la misma plataforma que ya usan para reservas y permisos.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre la citación de apoderados en EscolarApp

Respuestas para inspectoría, dirección y UTP.

Es la herramienta con la que inspectoría agenda y registra las citaciones de apoderados a reunión: elige la fecha y la hora, invita al apoderado por correo, deja constancia de los intentos de contacto y, si hace falta, genera la carta certificada en PDF.
Una citación puede durar 30 minutos o 1 hora, y debe caer dentro del horario laboral que el colegio tiene configurado para ese día. El sistema no permite agendar en fines de semana ni en feriados nacionales.
No. El sistema detecta si otra citación activa se superpone con el horario elegido y no la deja guardar. Además, exige un mínimo de 10 minutos de anticipación, para no agendar en horarios pasados.
Con un correo electrónico de invitación, con la marca del colegio y los datos de la citación, que se envía desde la plataforma. Queda registrado el momento en que se envió.
Se puede emitir una carta certificada sin cita agendada. La carta, en PDF, deja impresa la constancia de si se contactó al apoderado por teléfono y de si se intentó por correo electrónico antes de notificar por carta.
Sí. Las citaciones usan un calendario propio de Google Calendar, distinto al de los laboratorios, que se comparte entre quienes administran las citaciones en el colegio.
Solo quienes tienen el permiso de gestionar citaciones, que se asigna por usuario y puede darse a cualquier rol, como inspectores o dirección. El calendario de citaciones es compartido por todos ellos.
Sí. Al cancelar, la citación no se borra: queda en el historial con su estado de cancelada, para conservar el registro.
El acceso al módulo está restringido a los usuarios con permiso, y los RUT del estudiante y del apoderado se guardan cifrados en la base de datos.
Es un módulo que se activa por colegio. Escríbenos o solicita una demostración y te contamos cómo habilitarlo en tu establecimiento.

Ordena la citación de apoderados de tu colegio

Te mostramos cómo agendar, invitar y registrar la citación de apoderados en tu colegio.

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