Información general, no asesoría legal. Este formato es de referencia. Quién responde por un daño o pérdida, qué plazo se da y qué ocurre ante un incumplimiento lo define el reglamento interno de cada establecimiento y la normativa que le aplique. Adáptalo antes de usarlo y consulta a un abogado ante dudas.
Descarga el formato
Son dos archivos pensados para usarse juntos: el Word para dejar constancia firmada de cada entrega y devolución, y el Excel para ver de un vistazo qué equipos están afuera y cuáles están atrasados.
| Archivo | Qué incluye |
|---|---|
| Actas en Word | Tres hojas editables: acta de préstamo con lista de accesorios y estado al entregar, acta de devolución con revisión del estado y resultado, y constancia de daño, pérdida o atraso con tabla de intentos de contacto. Los campos que debes completar están resaltados en amarillo. |
| Registro en Excel | Registro de préstamos con listas desplegables (estado del préstamo y estado al devolver) y una columna de alerta que marca lo atrasado, lo que vence hoy y lo que se devolvió con observaciones o daño. Incluye una hoja de resumen con los totales. |
Qué datos debe tener el acta de préstamo
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Equipo con número de serie o código de inventario | Evita confundir un notebook con otro del mismo modelo. Si ya tienes inventario, usa el mismo código. |
| Quién entrega y quién recibe | Deja claro quién tiene el equipo y quién lo entregó. |
| Fecha y hora del préstamo | Es el punto de partida para medir el plazo. |
| Fecha y hora de devolución | Sin una hora comprometida no hay forma de saber si hay atraso. |
| Motivo o uso | Aclara para qué se presta y evita usos que nadie autorizó. |
| Estado y accesorios al entregar | Cargador, mouse, funda y daños visibles: es lo que se compara al recibirlo. |
| Firma de ambas partes | Deja constancia de la entrega y de lo que se comprometió. |
Cómo definir plazos y reglas
- Plazos cortos y concretos. “Hasta las 17:00 de hoy” funciona mejor que “por unos días”. Un préstamo sin hora es un préstamo que se olvida.
- Un equipo, un responsable. No se presta a “el curso” ni a “la sala”: se presta a una persona con nombre.
- Quién puede pedir y quién puede entregar. Define quién autoriza los préstamos y a quién se le pueden prestar, por ejemplo solo a funcionarios.
- Qué se puede hacer con el equipo. Instalar programas, sacarlo del colegio o prestarlo a un tercero deberían estar permitidos o prohibidos por escrito.
- Qué pasa si no se devuelve. Escríbelo en el reglamento antes de que ocurra, no después.
Qué revisar al recibir el equipo
- Compara con el acta de préstamo. Mismos accesorios, mismo estado.
- Enciende el equipo y revisa pantalla, teclado y puertos, si corresponde.
- Anota el resultado: bueno, con observaciones o dañado. Una frase concreta sirve más que “ok”.
- Decide si vuelve a estar disponible. Un equipo dañado debería quedar fuera de préstamo hasta revisarlo.
- Firma y entrega copia a quien devuelve, si tu reglamento lo contempla.
Atrasos, daños y pérdidas
Cuando algo sale mal, lo que más ayuda es poder reconstruir los hechos. Por eso el formato incluye una constancia con la descripción de lo ocurrido, el estado en que se entregó el equipo (según el acta) y una tabla de intentos de contacto con fecha, medio y resultado.
- Atraso: contacta a la persona, anota cada intento y no esperes a que pase una semana.
- Daño: describe lo observado sin juicios y compara con el estado de entrega.
- Pérdida: deja constancia de cuándo se detectó y qué se hizo para ubicarlo.
Lo que viene después (reparación, reposición u otra medida) no lo define esta guía: depende de tu reglamento interno, de los contratos y de la normativa aplicable.
Cómo usar el registro en Excel
- En Registro, anota cada préstamo: equipo, número de serie, persona, fecha y hora de entrega, y fecha y hora límite de devolución.
- Deja el Estado del préstamo en “Prestado” mientras el equipo esté afuera.
- Al recibirlo, cambia el estado a “Devuelto”, anota la fecha y elige el estado al devolver: Bueno, Con observaciones o Dañado.
- Mira la columna Alerta: marca ATRASADO cuando pasó la hora comprometida, “Vence hoy” cuando el plazo es hoy y “Revisar” cuando algo volvió con observaciones o daño.
- En Resumen ves los totales: prestados, atrasados, vencen hoy y devueltos.
Una limitación: la alerta se recalcula solo cuando abres el archivo, no te avisa si nadie lo abre. Un Excel compartido puede ser modificado por cualquiera sin dejar huella, y contiene datos de personas, por lo que debe guardarse con acceso restringido. Para pocos equipos funciona; con más volumen conviene un sistema.
Errores frecuentes al prestar equipos
- Prestar de palabra y no dejar nada escrito.
- No fijar hora de devolución, y descubrir semanas después que nadie sabe dónde está el equipo.
- No anotar el estado al entregar, y no poder demostrar si el daño ya existía.
- Anotar el préstamo y olvidar la devolución, hasta que el registro dice que algo está afuera cuando ya volvió.
- Prestar el mismo equipo dos veces porque nadie revisó si estaba disponible.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar un registro de los préstamos de notebooks y proyectores?
No encontramos una norma general que lo exija con ese formato. Pero los equipos son bienes del establecimiento: dejar por escrito quién los tiene, desde cuándo y en qué estado respalda al colegio y a la persona que los usa. Cómo se hace y qué pasa ante un daño lo define el reglamento interno.
¿Qué debe decir un acta de préstamo de un notebook?
El equipo con su número de serie o código de inventario, quién lo entrega y quién lo recibe, fecha y hora del préstamo, fecha y hora en que debe devolverse, el estado y los accesorios al entregarlo (cargador, mouse, funda), y la firma de ambas partes.
¿Qué hago si el equipo no se devuelve en la fecha comprometida?
Primero contactar a la persona por el medio habitual y anotar cada intento con fecha y resultado. Si no se resuelve, lo siguiente lo define el reglamento interno del establecimiento. La constancia del formato sirve para dejar esos intentos por escrito.
¿Quién responde si el equipo vuelve dañado o se pierde?
Esta guía no determina responsabilidades: eso depende del reglamento interno, del contrato de cada funcionario y de la normativa aplicable, y conviene consultarlo con un abogado. Lo que sí puedes hacer es dejar registrado en qué estado se entregó y se recibió el equipo, que es lo que permite decidir con hechos.
¿Se puede prestar un equipo a alumnos?
El formato sirve para cualquier persona a la que el colegio autorice, pero un préstamo a menores tiene implicancias (autorización del apoderado, por ejemplo) que debes definir en tu reglamento. El formato no las resuelve por sí solo.
¿Cuánto tiempo debo guardar las actas de préstamo?
No encontramos un plazo general para este tipo de actas. Define uno en tu reglamento o política de archivo y evita guardar datos personales por más tiempo del necesario.
¿Sirve el Excel si el colegio tiene muchos equipos?
Funciona para un volumen moderado. Con varios encargados, muchos equipos o necesidad de avisos automáticos, un archivo compartido empieza a fallar: se edita sin dejar huella, no avisa solo y es fácil olvidar actualizarlo.
Cuando el cuaderno y el Excel ya no alcanzan
El módulo de préstamos de informática de EscolarApp hace este mismo recorrido en un solo lugar: la fecha y hora del préstamo se registran solas, se elige el equipo disponible y la persona con un buscador, y se marca cuándo debe devolverse. Si pasa la hora, avisa por la campana, el teléfono y correo, y el aviso queda fijo hasta que el equipo se recibe. Al recepcionarlo se registra si volvió en buen o mal estado, y el historial no se puede editar ni borrar. Los equipos son los mismos activos del inventario del colegio.
Conoce el módulo: préstamos de informática en EscolarApp. Es un módulo opcional que requiere el de Inventario.